Case Study
Zajrzyj za kulisy współprac – poznaj realne historie o tym, jak buduję prosperujące biznesy online dla moich klientów.
Wsparcie windykacyjne (2/2)
Klient: Średniej wielkości firma usługowa
Opis przypadku:
Sytuacja wyjściowa Firmy:
- Niewielka firma usługowa, zatrudniająca kilku pracowników, która działa już od kilku lat i obsługuje kilkunastu stałych klientów
- Realizuje kilkanaście zleceń w miesiącu, a klienci są zadowoleni z jej usług i często powracają w kolejnych miesiącach
- Co jakiś czas klienci Firmy opóźniają się w płatnościach, czasem dość długo, co powoduje, że Firma co jakiś czas doświadcza wahań w płynności finansowej.
- W Firmie nie ma wyznaczonego pracownika do windykacji, bo skala jest niewielka, więc do klientów dzwoni raz jedna raz druga osoba, czasem ktoś wyśle email, przypominając o zaległej fakturze
- Ostatecznie klienci zawsze płacili, jednak kwartalne wyniki nie zawsze wyglądały tak, jak mogłyby wyglądać; przez brak stabilnego cash flow trudno było planować inwestycje i rozwój.
Etapy współpracy:
Firma poprosiła mnie o pomoc w zakresie uporządkowania tematów windykacyjnych i we wprowadzeniu jasnych i powtarzalnych procedur.
Aby wykonać zlecone zadanie podjęłam następujące kroki:
- Podczas współpracy skupiliśmy się na kilku kluczowych obszarach. Pierwszym krokiem było wprowadzenie trackera płatności (w Excelu), który jasno pokazuje stan wszystkich faktur i automatycznie sugeruje, jakie działania należy podjąć na danym etapie opóźnienia. Dzięki temu właściciel i pracownicy mogli w każdej chwili zobaczyć, który kontrahent zalega z płatnością, na jaką kwotę i jak długo.
- Następnie dostosowaliśmy wzory maili — od przypomnienia, przez kolejne etapy eskalacji, aż po ostateczne wezwanie do zapłaty. Te szablony odciążyły pracowników i pomogły im czuć się pewniej w komunikacji z klientami.
- Firma zdecydowała się oddelegować zadania windykacyjne jednemu pracownikowi, który wykonywał tę pracę po krótkim przeszkoleniu przeze mnie w ramach części swoich obowiązków.
Największą zmianą okazało się uporządkowanie całego procesu: wprowadziliśmy procedury i uporządkowaliśmy istniejące zwyczaje:
- ustaliłam dokładny harmonogram działań od przypomnienia, przez kontakt telefoniczny, po wysłanie wezwanie do zapłaty.
- wprowadziłam odpowiednią dokumentację
- przeszkoliłam pracowników z podstaw windykacji
Dzięki temu klienci wiedzą, że Firma jest konsekwentna, a sam pracownik nie musi za każdym razem tracić czasu na analizę sytuacji.
W efekcie:
- Firma ustabilizowała przepływy finansowe, przez większą kontrolę nad wystawionymi fakturami i pilnowaniem ich terminów zapłaty przez kontrahentów
- Zmalała liczba bardzo opóźnionych płatności, pojedyncze opóźnienia wynikają teraz z dat księgowania lub dat wpływu do banku
- Przy okazji, Firma poprawiła wizerunek, a klienci zaczęli postrzegać ją jako bardziej profesjonalnego i uporządkowanego partnera.
- Wartością dodaną stała się przewidywalność, dzięki której Firma może planować inwestycje i obracać kapitałem
Tak może, i powinna, funkcjonować każda Firma!
Jeśli podobnie wygląda sytuacja w Twojej firmie, to zachęcam Cię do zakupu mojego ebooka Skuteczna windykacja w biznesie – przewodnik po procesach i dobrych praktykach dla przedsiębiorców i wirtualnych asystentek.
Znajdziesz w nim procedury windykacyjne, wskazówki, jak uporządkować je w swojej firmie, jak zapobiegać niezapłaconych faktur i jak ustabilizować proces w swoim biznesie.
Możesz też umówić konsultację 1:1 poza pakietem eBooka.
Czym jest ten eBook?
Chcesz raz a dobrze uporządkować płatności od swoich klientów, ale wciąż brakuje Ci jednej, sprawdzonej metody?
Skuteczna windykacja w biznesie – przewodnik po procesach i dobrych praktykach dla przedsiębiorców i wirtualnych asystentek.
To niezbędnik każdego solo- i mini-przedsiębiorcy, dzięki któremu dowiesz się, jak dbać o finanse swojej firmy, a w szczególności:
- Skutecznie ustawisz proces od zakupu do faktury
- Zdecydujesz, które zadania warto oddelegować
- Zautomatyzujesz proces decyzyjny i raportowanie
- Wdrożysz profesjonalne wzory maili i pism,
A jeśli nie czujesz się gotowa na zakup, lub jesteś zainteresowana tematem, ale potrzebujesz więcej czasu do namysłu, skorzystaj z darmowego mini-kursu, który przygotowałam dla każdego, kto chce uporządkować swoje finanse.
Zainteresowana? Zajrzyj tu: